MUUTA MUISTETTAVAA
Talkootyö
Talkootyöstä on hankesuunnitelmaan tehty arvio siitä, mitä asioita hankkeessa tehdään talkoilla ja miten paljon. Mikäli hankkeen edetessä tehtävät talkoot muuttuvat olennaisesti hankesuunnitelmasta, kannattaa ottaa aina yhteyttä Karhuseutuun tai ELY -keskukseen ja varmistaa, että tehtävä talkootyö on myös tukikelpoista.
Tehtävästä talkootyöstä on aina pidettävä kirjaa. Kätevintä on käyttää siihen tarkoitettua lomaketta tai vaihtoehtoisesti kirjata paperille seuraavat seikat:
- talkoolaisen nimi
- päivämäärä
- tehty työ
- tuntimäärä
- työntekijän syntymävuosi
- talkoolaisen allekirjoitus
- listan hyväksyjän allekirjoitus
Talkoolaisista kannattaa aina pitää hyvää huolta ja säilyttää innostunut meininki!
Kirjanpito
Hankkeista on pidettävä erillistä kirjanpitoa. Tämä tarkoittaa sitä, että hankkeelle kuuluvat kustannukset on esitettävä selkeästi erillään hakijan muusta toiminnasta. Hankkeelle voi myös perustaa oman pankkitilin. Aina on kuitenkin muistettava tilinpäätöshetkellä yhdistää hankkeen kirjanpito hakijan koko tilinpäätökseen.
Alueella on lukuisia osaavia tilitoimistoja, joilla on jo vuosien kokemus hankkeiden kirjanpidosta. Mikäli omalla organisaatiolla ei ole tarvittavaa osaamista, suosittelemme tilitoimiston käyttöä. Sen kustannukset ovat tukikelpoisia ja lisäksi aikaa ja energiaa vapautuu itse hankkeen tekemiseen paperitöiden sijasta.
Ohjausryhmä
Ohjausryhmä nimetään enää vain harvoihin laajempiin hankkeisiin ja sen jäsenet tulee nimetä jo hakuvaiheessa. Jäsenten suostumus tulee pyytää kirjallisesti. Ohjausryhmän on asetuksen mukaan:
- pidettävä pöytäkirjaa käsitellyistä asioista ja ohjausryhmän näkökohdista
- kokoonnuttava vähintään kerran vuodessa seuraamaan hankkeen toteutumista
- käsiteltävä asiat, jotka koskevat hankkeen toteutumista hyväksytyn hankesuunnitelman ja toteutusajan mukaisesti, hankkeen rahoituksen toteutumista, kustannusten ajoittumista, määrää ja hyväksyttävyyttä sekä suunnitelman muutoksia
- käsiteltävä hankkeen muutoshakemus ennen sen toimittamista
- toimitettava pöytäkirja tiedoksi toimintaryhmään ja TE-keskukseen
- annettava lausunto loppuraportista.
Tarkastukset
Koska hankkeet ovat saaneet julkista tukea, niitä voidaan myös viranomaisten toimesta tarkastaa. Tarkastuksia on käytännössä kahdenlaisia:
- ELY -keskuksen tekemä hallinnollinen tarkastus
- Maaseutuviraston valvontayksikön otantaan perustuva tarkastus
ELY -keskuksen tarkastuksia tehdään noin 20 %:lle hankkeista ja Maaseutuviraston noin 5 %:lle hankkeista.
Tarkastuksiin ei ole kukaan henkeään menettänyt ja pääsääntöisesti ne sujuvat oikein hyvin. Tarkastuksiin varautuu parhaiten siten, että tekee niitä asioita, mitä hyväksytyssä hankesuunnitelmassa on mainittu, pitää paperit kunnossa ja kysyy aina, kun on epävarma. Selkeä kirjanpito, dokumentoitu kilpailutus ja säädösten mukainen kilpailutus antavat varman pohjan. Tarkastuksen seurauksena on erittäin harvoin tuen takaisinperiminen. Tyypillisesti voidaan huomauttaa jostain epäkohdasta, joka voidaan vielä korjata kuntoon.
Oppaita
Vinkkejä hankkeiden hakemiseen ja toteuttamiseen löydät Vinkkejä hankkeen toteuttamiseen -oppaasta.
